Gewusst wie: Minuten dauern, bei einem Treffen der PTA

Gewusst wie: Minuten dauern, bei einem Treffen der PTA

Gewusst wie: Minuten dauern, bei einem Treffen der PTA : Mehreren tausend Tipps, um Ihr Leben einfacher machen.

Da die Parent-Teacher-Association ist eine eingetragene 501(c)(3) gemeinnützige Organisation, die vollständige und genaue Minuten auf PTA Sitzungen erforderlich ist, durch den Internal Revenue Service. Nach der Foundation Group, bietet der gemeinnützige Gruppen mit professionellen Dienstleistungen, die einen Mangel von meeting minutes 'würde es erlauben, dem IRS (und der öffentlichkeit) auf die Frage der Organisation von compliance in der Organisation die Statuten.' Darüber hinaus bietet rechtlichen Schutz, Protokolle dienen als Beweismittel, von einer Gruppe die Ergebnisse und bieten einen track-record, wie Entscheidungen getroffen wurden. Sie dokumentieren auch Zukunft action-Elemente, um sicherzustellen, dass Arbeit erledigt wird.
Strukturierte vs. Informell
Wenn Ihr PTA folgt Robert ' s Rules of Order & ein Prozess, der Vorschlag, Diskussion und Abstimmung über Anträge-Sie sollten finden es viel leichter zu nehmen, Sitzung Minuten, da alle wichtigen Aktionen werden organisiert von Bewegungen und die daraus resultierenden Stimmen. Nach PTO Heute, 'Mit Bewegungen, es gibt ein klares 'ja' oder 'Nein' Stimmen, dass macht es für alle offensichtlich, ob ein Vorschlag wurde genehmigt oder abgelehnt werden.' Ihre Tagung Minuten wird in Erster Linie darin, die Ergebnisse der einzelnen Stimmen. Robert ' s Rules of Order diktieren andere Verfahren, sollte auch beachtet werden, in Ihrer Sitzung Minuten, wie wenn die PTA braucht eine Pause oder hält die Regeln zur Beschleunigung der Abstimmung.
Wenn Ihr PTA arbeitet mehr informell, es kann schwieriger sein, zu verfolgen, was geschieht während der Sitzung. Unabhängig davon, wie Ihre PTA führt die Geschäfte, es sind wichtige Schritte zu Folgen, um wirksam treffen Minuten:
Schritt 1: notieren Sie Treffen Essentials
Beachten Sie das Datum, Zeit und Ort der Sitzung die Namen des Vorsitzenden Offiziere und alle Anwesenden Mitglieder und die Namen aller Gäste anwesend. Eine elektronische oder vorgedruckte Vorlage mit benannten Bereichen, für die diese Informationen hilfreich sind.
Schritt 2: Setzen Sie auf die Agenda
die Meisten PTA-boards liefern Sie eine Tagesordnung im Voraus. Verwenden Sie diese agenda zu organisieren Sie Ihre Notizen, damit Sie leichter zu entziffern später.
Schritt 3: fassen Sie Sich Kurz und Prägnant
nicht jedes Wort aufschreiben, gesprochen. Fangen die Essenz der Diskussionen und sicher sein, zu erfassen, die Entscheidungen. Notieren Sie alle wesentlichen Bewegungen, einschließlich den Namen der Person, welche die Bewegung.
Schritt 4: bitte um Aufklärung
Wenn Sie brauchen, um zu überprüfen Sie die Schreibweise der den Namen einer Person oder unklar sind, wie der Konsens der Gruppe, Fragen während der Sitzung. Warten, bis später birgt die Gefahr, dass Sie nicht in der Lage, Menschen aufzuspüren.
Schritt 5: Dokumentieren Sie die Nächsten Schritte
Ob Anträge genehmigt werden oder nicht, die Zukunft der action-items werden wahrscheinlich nötig sein, wie eine Diskussion vorgelegt wird, bis weitere Untersuchungen abgeschlossen. Schreiben Sie auf, was die nächsten Schritte sind, einschließlich der beteiligten Personen.
Schritt 6: Finalisieren Minuten Innerhalb von 24 Stunden
je früher Sie überprüfen Sie Ihre Notizen, desto leichter werden Sie in der Lage zu erinnern, was Sie bedeutete-vor allem, wenn Sie schrieb in Kurzform.
Schritt 7: Objektive und Sachliche
den Tatsachen bleiben. Zählen Sie nicht Ihre Meinung.
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Schritt 8: Lesen Sie Sorgfältig
Es könnte hilfreich sein, einen Freund oder Kollegen, der nicht anwesend überprüfen Sie Ihre Sitzung Minuten. Wenn Sie in der Lage sind, klar zu verstehen, was aufgetreten ist, sind Sie in guter Form.
Schritt 9: Verteilen Sie Umgehend
Schicken Mitgliederversammlung ist ein Protokoll innerhalb von zwei Werktagen, um Ihre PTA-Staats-und Regierungschefs. Sie werden überprüfen, für Fehler oder Auslassungen, bevor die Minuten gesendet werden, um die größere Gruppe. Sie müssen auch bringen Sie Kopien für die formale Genehmigung auf die nächste Sitzung PTA.
Schritt 10: die Datei Nach den festgelegten Verfahren
Einige PTAs benötigen Einreichung harten und weichen Kopien von Besprechungsprotokollen. Finden Sie heraus, Ihre PTA-Prozess, so dass Sie halten die richtigen Datensätze der zugelassenen Minuten.