Pflegen Sie Personalakten der Mitarbeiter ohne Arbeit und Beschäftigung-Gesetz verletzen

Pflegen Sie Personalakten der Mitarbeiter ohne Arbeit und Beschäftigung-Gesetz verletzen

Pflegen Sie Personalakten der Mitarbeiter ohne Arbeit und Beschäftigung-Gesetz verletzen : Mehreren tausend Tipps, um Ihr Leben einfacher machen.

Aufrechterhaltung der organisierten Personalakten ist für jedes Unternehmen wichtig. Nicht nur Bundes- und Landesgesetze benötigen Unternehmen zu verfolgen bestimmte Datensätze, ordnungsgemäße Datei-führen wird auch das Unternehmen besser Bewertung eines Mitarbeiters Leistung ermöglichen. Es könnte auch ein Faktor den Arbeitgeber gegen die Haftung für Rechtsstreitigkeiten zu schützen. Hier ist eine Einführung auf wie Arbeitgeber Personalakten nach Beschäftigung und Arbeitsgesetze bewahren können.

• Halten Sie zwei Dateien für jeden Mitarbeiter – Personalakten und andere Aufzeichnungen. Beschriften Sie jeden Ordner mit den Namen des Mitarbeiters (Letzter Name, Vorname, mittlere Initiale). In die Personalakten setzen Ordner alle Dokumente im Zusammenhang mit dieser bestimmten Mitarbeiter-Stellenbeschreibung, Leistung Bewertungsbögen, Mitarbeiter Vorteile Vertrag, Berichte über Disziplinarmaßnahmen und Besucherrekorde. Es wird hilfreich sein, wenn Sie die Registerkarten für jede Art von Datensätzen verwenden. Setzen Sie alle Ihrer Mitarbeiter Personal Dateiordner an einem sicheren Ort in Ordner alphabetisch angeordnet.
• Datei Patientenakten und Versicherungsformulare getrennt. Setzen Sie die Ordner für medizinische und Versicherung Datensätze in separate Lagermöglichkeiten abseits der Personalakten. Medizinische Aufzeichnungen sollten körperliche Untersuchung, Doktor bestellte Arbeit Einschränkungen, medizinische lassen Zeit, Schadenersatzansprüche sowie Datensätze für Drogen und Alkohol Tests umfassen. ADA oder Amerikaner mit Behinderungen haben strenge Regeln für solche Aufzeichnungen geheim zu halten. ADA fallenden Arbeitgeber sollte für ein sicherer Speicherbereich mit eingeschränktem Zugriff bereitstellen.
• Halten alle Formular-I-9s in einem Ordner und bereit für die Inspektion. Füllen Sie dieses Formular Beschäftigung Förderfähigkeit Überprüfung für alle Mitarbeiter, die von der US Citizenship and Immigration Services arbeiten in den Vereinigten Staaten genehmigt worden sind. Da die Regierung diese Datensätze überprüfen anfordern könnte, schützen Sie die Privatsphäre der anderen Dateien durch alle I-9 Formen in einem separaten Ordner platzieren.
• Erstellen Sie eine schriftliche Richtlinie für die Verbreitung von Speicher, Zugriff und Informationen zum Dokument Datenschutz. Um zu vermeiden Streitigkeiten, Unregelmäßigkeiten in der Buchführung, und Ausbildung zu erleichtern, sollten eines Unternehmens Verfahren für alle Mitarbeiter Aufzeichnungen abgeschrieben. Es sollte klar hervorgehen, wer Zugriff auf bestimmte Dateien hat. Es sollten bestimmen, eine Abteilung oder eine Einzelperson zu behandeln und alle Beschäftigung aufzubewahren. Stellen Sie sicher, dass die Partei zugewiesen im Zustand und Bundesgesetze zur Dateiverwaltung Mitarbeiter gut ausgebildet ist. Arbeitgeber, die Krankenkassen bieten sind auch verpflichtet, die Beschränkungen von der Health Insurance Portability and Accountability Act einhalten. Neben der Zuweisung von Personal Personen verwalten Datensätze und Erstellen von Richtlinien, diese Informationen vertraulich zu behandeln, Mandate HIPAA auch Arbeitgeber Möglichkeiten informieren ihre Mitarbeiter ihre Datenschutzrechte zu erstellen.

Sie haben einmal eine gute Ablagesystem einrichten, pflegen, dass Personalakten der Mitarbeiter nicht mehr eine mühsame Aufgabe sein würde. Es ist ratsam, dass Sie regelmäßig kontrollieren und überprüfen Sie diese Datensätze in Informationen auszusondern, die fehlerhafte, irrelevant oder überholt sind. Da Gesetze von Staat zu Staat variieren, wird es handlich sein, bewahren eine Kopie der staatlichen Gesetze in Bezug auf Datei halten innerhalb der Stätte, wo Sie Ihre Datensätze speichern.